Nagrywanie rozmów w miejscu pracy nie jest nielegalne. Jednak pracownicy, którzy nagrywają innych w miejscu pracy, mogą zostać poddani procedurze dyscyplinarnej lub zwolnieni. Pracownik może wykorzystać swoje nagranie w sprawie sądowej jako dowód, pod warunkiem, że był obecny w pomieszczeniu w czasie nagrywania. Ogólna zasada wynikająca z dotychczasowych spraw mówi, że obecność pracownika w nagrywanym pomieszczeniu jest wymagana, aby nagranie było dopuszczalne w sądzie. Jeśli więc pracownik wyjdzie z pokoju zostawiając potajemnie urządzenie nagrywające, nagranie prawdopodobnie nie będzie mogło być wykorzystane w sądzie jako dowód.
Nie jest to jednak wiążąca zasada, a nowe procesy mogą przynieść inne decyzje. Sądy prawdopodobnie bardzo niechętnie będą patrzeć na pracodawców potajemnie nagrywających swoich pracowników w pracy, więc nie daj się skusić. A jeśli pracownik potajemnie nagrywał innych, zbadaj sprawę i zastosuj formalne procedury dyscyplinarne zanim rozwiążesz z nim umowę lub zagrozisz innymi konsekwencjami.
Pracownicy mogą chcieć nagrać rozmowę, aby:
- wrócić do treści spotkania i coś sprawdzić;
- wykorzystać nagranie jako dowód w sądzie;
- wykorzystać nagranie dla niewłaściwych celów – na przykład szantażu.
Możesz pozwolić pracownikowi na nagrywanie spotkania, jeśli poprosi Cię o zgodę.
Powinieneś również z wyprzedzeniem poinformować swoich pracowników, że nie zgadzasz się na nagranie danego spotkania lub rozmowy. Dodatkowo, w regulaminie pracy jasno określ, jakie działania uważasz za niewłaściwe, aby Twoi pracownicy zawsze wiedzieli, jak się zachować. Pamiętaj też, że częstym wymogiem przepisów dotyczących postępowania dyscyplinarnego jest to, że wszystkie strony muszą wyrazić zgodę na nagranie jeszcze przed jego dokonaniem.